¿Cuánto dinero pierde tu empresa por trabajar con Excel?
¿Cuánto dinero pierde tu empresa por trabajar con Excel?
Hay una frase que se repite constantemente cuando se habla de pequeñas empresas:
“Siempre lo hemos hecho así.”
Un Excel para registrar clientes.
Otro para controlar facturas.
Un correo para solicitar información.
Un WhatsApp para confirmar una operación.
Y, finalmente, alguien que copia toda esa información de un sitio a otro.
Desde fuera, parece que la empresa está digitalizada.
Pero existe una diferencia importante entre utilizar herramientas digitales y tener procesos digitalizados y optimizados.
Una empresa puede trabajar completamente con ordenadores y seguir realizando procesos esencialmente manuales.
El problema no es Excel
Excel no es el problema.
El problema aparece cuando una herramienta que fue creada para gestionar información termina convirtiéndose en el sistema operativo de toda la empresa.
Imaginemos un proceso sencillo.
Un empleado recibe una solicitud por correo electrónico. Después:
abre el correo;
copia los datos;
abre Excel;
introduce la información;
comprueba si existe el cliente;
copia determinados datos a otra hoja;
envía un correo;
registra el resultado;
vuelve a consultar Excel unos días después;
actualiza manualmente el estado.
La empresa puede considerar que este proceso funciona.
Y técnicamente funciona.
El problema es que probablemente nadie sabe exactamente cuánto cuesta.
El coste que no aparece en la cuenta de resultados
Supongamos que una persona dedica 15 minutos a procesar cada solicitud.
Con 20 solicitudes diarias son:
300 minutos al día.
Es decir:
5 horas diarias.
En un mes laboral de 22 días:
110 horas.
La empresa podría estar dedicando más de dos semanas laborales completas cada mes simplemente a mover información de un lugar a otro.
Y aquí aparece una pregunta mucho más interesante que:
“¿Cuánto cuesta el software?”
La pregunta debería ser:
“¿Cuánto nos cuesta seguir haciendo esto manualmente?”
Ese cambio de perspectiva es fundamental.
Porque cuando se analiza una automatización únicamente como un gasto, el software siempre parece caro.
Cuando se analiza como una inversión frente al coste actual del proceso, la decisión cambia.
La falsa sensación de productividad
Uno de los problemas de las pequeñas empresas es que los procesos manuales pueden permanecer ocultos durante años.
Mientras el trabajo salga adelante, nadie cuestiona demasiado el procedimiento.
Pero que un proceso funcione no significa que sea eficiente.
Una empresa puede estar produciendo sus resultados mientras:
sus empleados introducen la misma información varias veces;
se producen errores de transcripción;
existen tareas que dependen de una única persona;
se pierde tiempo buscando información;
se realizan controles manuales;
se generan documentos que podrían producirse automáticamente;
los responsables no disponen de información en tiempo real.
La consecuencia es una especie de opacidad operativa.
La empresa sabe cuánto factura.
Pero no necesariamente sabe cuánto tiempo pierde para conseguir esa facturación.
La productividad necesita una medición
Esta es la idea central de mi Trabajo Fin de Máster:
antes de decidir qué tecnología implementar, debemos medir el proceso que queremos mejorar.
El marco que propongo parte de una medición inicial del proceso.
Después se identifican sus principales puntos de fricción, se selecciona una solución tecnológica y se vuelve a medir.
La lógica es sencilla:
Medir → intervenir → volver a medir.
Si el resultado mejora, la tecnología ha demostrado su valor.
Si no mejora, debemos preguntarnos si la solución era incorrecta, si el proceso estaba mal diseñado o si la tecnología introdujo nuevas ineficiencias.
En otras palabras:
No se trata de automatizar por automatizar. Se trata de demostrar que una automatización mejora el proceso.
Productividad, eficiencia y calidad
Para realizar esta medición, el framework utiliza tres dimensiones:
P — Productividad
¿Cuánto resultado estamos obteniendo respecto a la capacidad disponible?
E — Eficiencia
¿Cuántos recursos necesitamos para conseguir ese resultado?
C — Calidad
¿Estamos consiguiendo el resultado sin deteriorar la experiencia del cliente o la calidad del servicio?
Estas tres dimensiones forman el concepto de PEC, utilizado como indicador conjunto de productividad, eficiencia y calidad en negocios de servicios.
La razón de combinarlas es importante.
Una empresa podría aumentar enormemente su producción, pero hacerlo generando muchos más errores.
Otra podría reducir costes, pero deteriorando la satisfacción de sus clientes.
Otra podría entregar un servicio de excelente calidad, pero tardar tanto que el modelo de negocio deje de ser rentable.
Por eso producir más no necesariamente significa ser más productivo.
La pregunta que deberíamos hacer antes de comprar software
La próxima vez que una empresa plantee:
“Necesitamos un CRM.”
“Necesitamos un ERP.”
“Necesitamos automatizar esto.”
“Necesitamos utilizar inteligencia artificial.”
Existe una pregunta previa que puede ser mucho más importante:
¿Qué problema estamos intentando resolver y cuánto nos está costando actualmente?
Si no podemos responder esa pregunta, todavía no estamos preparados para elegir la tecnología.
La tecnología debería ser la consecuencia del diagnóstico.
No el diagnóstico.
El objetivo: encontrar la productividad óptima
La idea de Productividad Óptima parte de una premisa sencilla:
Una empresa no necesita necesariamente hacer más. Necesita obtener el mejor resultado posible utilizando sus recursos de la mejor manera posible, sin comprometer la calidad.
Por eso el objetivo no es simplemente eliminar personas, reducir tiempos o introducir inteligencia artificial.
El objetivo es eliminar la fricción innecesaria.
Y, sobre todo, poder demostrarlo con datos.
En los próximos artículos desarrollaré cómo medir esa fricción, cómo construir un índice de productividad para un proceso y cómo transformar una mejora tecnológica en una decisión financiera basada en ROI.
Comentarios
Publicar un comentario