Blog de Productividad Óptima

¿Cuánto te cuesta realmente hacer una tarea a mano? Hay tareas que forman parte del día a día de una empresa y que nadie considera especialmente problemáticas. Actualizar una hoja de cálculo. Copiar los datos de un cliente. Preparar una factura. Generar un contrato. Pasar información de un correo a otro sistema. Preparar un informe. Enviar recordatorios. Una tarea puede tardar solamente unos minutos. El problema aparece cuando esos minutos se repiten todos los días. Y prácticamente nunca calculamos cuánto nos está costando. El problema no es que una tarea sea lenta Supongamos que tres personas de una empresa dedican varias horas cada semana a un proceso administrativo. No parece una catástrofe. La empresa sigue funcionando. Los clientes reciben sus documentos. Las facturas se generan. Los empleados terminan su trabajo. Pero hay una pregunta que normalmente nadie responde: ¿Cuánto dinero estamos gastando cada año para seguir haciéndolo así? La respuesta puede ser ...

  Digitalizar no significa automatizar: el problema de la falsa digitalización Una empresa puede tener ordenadores, conexión a Internet, correo electrónico, almacenamiento en la nube y decenas de hojas de cálculo y, aun así, tener procesos completamente manuales. Esta contradicción es cada vez más habitual en las pequeñas empresas. La tecnología está presente, pero el proceso no ha cambiado realmente. A esto podemos llamarlo falsa digitalización . Del papel al Excel Durante años, digitalizar una empresa significaba sustituir el papel por un ordenador. Una carpeta física se convirtió en una carpeta digital. Un formulario en papel pasó a ser un Excel. Un registro manual pasó a una hoja de cálculo. Un documento que antes se imprimía comenzó a enviarse por correo electrónico. Sin duda, esto supone una mejora. Pero existe una pregunta que muchas empresas no llegan a hacerse: ¿El proceso realmente se ha automatizado o simplemente hemos digitalizado el trabajo manual? La diferencia puede ...

 ¿Cuánto dinero pierde tu empresa por trabajar con Excel? Hay una frase que se repite constantemente cuando se habla de pequeñas empresas: “Siempre lo hemos hecho así.” Un Excel para registrar clientes. Otro para controlar facturas. Un correo para solicitar información. Un WhatsApp para confirmar una operación. Y, finalmente, alguien que copia toda esa información de un sitio a otro. Desde fuera, parece que la empresa está digitalizada. Pero existe una diferencia importante entre utilizar herramientas digitales y tener procesos digitalizados y optimizados . Una empresa puede trabajar completamente con ordenadores y seguir realizando procesos esencialmente manuales. El problema no es Excel Excel no es el problema. El problema aparece cuando una herramienta que fue creada para gestionar información termina convirtiéndose en el sistema operativo de toda la empresa. Imaginemos un proceso sencillo. Un empleado recibe una solicitud por correo electrónico. Después: abre el correo; copia ...